Seguro que todos hemos deseado en más de una ocasión que nuestras horas se multipliquen como por arte de magia, pero está claro que eso es imposible. Sin embargo, podemos aprovechar más el tiempo con estos trucos de organización en nuestra agenda diaria.
Cuando queremos lograr nuestras metas a largo plazo, debemos ser constantes y organizados. Una de las mejores formas de conseguirlo es acostumbrarnos a usar una agenda personal.
Muchas veces nos cuesta crear el hábito de utilizar la agenda y ser constantes, o usarla de manera correcta para que nos ayude con la organización.
¿Por qué debo usar una agenda?
Da igual la edad que tengas o cuál sea tu estilo de vida, seguro que usar una agenda es uno de los mejores trucos de organización para aprovechar las horas, ¡porque es la mejor herramienta de organización!
Si quieres aprovechar tus días, también te ayudará leer los posts sobre los hábitos de mañana para un día exitoso o mis claves para ser más productiva.
El tiempo es uno de nuestros bienes más preciados y en cuanto nos acostumbremos a usar una agenda a diario ¡seguro que no podemos dejarlo!
El uso de una agenda te ayudará a tener todo apuntado en el mismo lugar y facilitará que te acuerdes de citas importantes, horarios de reuniones, eventos importantes, listas de tareas diarias, actividades diarias… En definitiva, es una herramienta esencial para tener mayor control de tu vida y de tu organización personal y profesional.
No creas que el tiempo que dedicas a escribir en ella será tiempo perdido, ya que es la mejor manera de organizarte y al final lograrás hacer más tareas.
Tu agenda será dónde encuentres todo aquello que debes hacer cada día y lo que no debes olvidar, pero una agenda no es solo un listado de tareas diarias, ¡sirve para mucho más!
Te dejo a continuación una lista de motivos, por los que usar agenda es una opción estupenda:
- Mejora tu gestión del tiempo, porque te ayuda a tener tus tareas y tus actividades organizadas
- Aumenta tu productividad, porque podrás priorizar tus tareas importantes y ser más eficiente
- No te olvidarás de citas importantes, reuniones, eventos…
- Fomenta hábitos saludables al verlo por escrito
- Reduce la carga mental de tener que memorizar fechas y compromisos
- Te permite ser flexible y ajustar tus planes si es necesario
- Optimiza tu tiempo libre, ya que puedes planificar tus momentos de descanso y ocio
- Favorece la creatividad, ya que si la llevas contigo puedes anotar ideas que se te ocurran en cualquier momento
- Realiza un seguimiento de nuevos hábitos y te ayuda a asegurarte su continuidad
- Puedes ver tus objetivos a corto, medio y largo plazo, y realizar un seguimiento de tu progreso
Sigue leyendo para descubrir en todo lo que una agenda te puede ayudar 🙂
¿Cómo crear el hábito de usar una agenda?
Ya tenemos claro que tener una agenda es muy beneficioso, pero nos falta convertir su uso en una rutina diaria.
Aquí te dejo algunos consejos para ser constantes y no decaer:
- Comprar una agenda que nos guste estéticamente, si te gusta cómo se ve es más probable que la uses.
- Usar post-it o bolis de colores para hacerla más llamativa visualmente puede ser motivador.
- Anotar frases positivas que nos saquen una sonrisa, como las que podéis ver en el post con mis frases y textos motivadores favoritos.
- Apuntar fechas especiales, recordar esos momentos especiales hará que tu agenda sea indispensable.
- Revisarla siempre por las noches para ver las tareas del día siguiente.
- Tomar la costumbre de revisarla antes o durante el desayuno.
Trucos de organización para sacar partido a tu agenda
Tachar o poner un check cuando terminamos una tarea
Este es uno de los motivos por los que más me gusta anotar en agenda física listas de cosas por hacer. Cuanto terminas algo de tu lista de tareas pendientes y la tachas o haces un check, te sentirás mucho mejor contigo mismo, ya que tu cerebro entiende que has logrado un objetivo y te sentirás más motivado para seguir con la lista.
Sé realista con las tareas del día
Cuando empezamos a usar agenda, en ocasiones nos puede el querer hacer todo y no somos realistas con las horas que tenemos.
Si anotamos una lista de tareas interminable para cada día, nos costará mucho más crear el hábito de usar una agenda, ya que parece que solo nos servirá para darnos cuenta de lo que «no estamos cumpliendo».
Apuntar franjas horarias
¿Recuerdas que en el colegio teníamos el horario de clases? Pues es un poco lo mismo pero con tu día a día jejeje.
Lo primero que debemos hacer es ser realistas con el tiempo que nos lleva realizar una tarea, incluso aquellas que hacemos diariamente de forma rutinaria como cocinar, ir al trabajo, hacer deporte, comprar…
Con este truco de organización te darás cuenta que es importante anotar en la agenda todas las tareas que queremos hacer en el día y no solo aquellas cosas que no debemos olvidar.
Una vez que sepamos el tiempo que nos queda libre y en qué vamos a emplearlo, debemos asignarle un horario.
De esta manera no se nos pasan las horas sin avanzar en lo demás, ya sea en nuestra vida social o laboral.
Organiza las tareas por las noches
Anota por la noche todas las tareas que quieres hacer al día siguiente y revisa si ya tienes alguna cita o tarea importante apuntada para ese día.
Es importante priorizar y revisar si tienes alguna tarea que te ha quedado pendiente y tienes que posponerla al día siguiente y reorganizar tu agenda y tu plan del día.
De esa forma te acostarás tranquilo sabiendo que todo lo tienes anotado y con una buena organización, y no tendrás que preocuparte de estar pendiente de recordar ninguna cita.
Por la mañana toma la costumbre de revisar tu agenda al levantarte o durante el desayuno y empezar con tu plan del día 🙂
Prioriza las cosas importantes
En cualquier herramienta de organización, ya sea digital o en papel, debes darle un orden de prioridad a cualquier tipo de tarea. Así podrás saber en tu plan diario, qué citas tienes sí o sí ese día, la fecha límite de entrega de algún trabajo o momento en que tienes que tener terminadas tareas…
Esto te ayudará a tener los objetivos claros, al igual que diferenciar en la lista de pendientes entre lo urgente y lo importante, si es ambas cosas, si es urgente pero no importante, aquellas tareas que puedes delegar…
Estrategias para aprovechar tu agenda al máximo
Si quieres sacar el máximo partido a tu agenda, y que no se convierta en una serie de listas o citas anotadas sin más, descubre cómo puedes organizar tu trabajo y planificación para aprovechar más tu tiempo.
Planificación semanal o mensual
Si tu agenda no es a semana vista, añade en notas o en el calendario mensual, citas importantes para tener claro de un solo vistazo todos los compromisos de la semana o el mes, ya que tener un planificador semanal te resultará muy cómodo.
Revisión al final del día
Por la noche es el momento del día en el que puedes ver todas las tareas completadas. Esta práctica te dará una sensación de logro increíble y te sentirás mejor contigo misma. Además, te permitirá ajustar y reorganizar cualquier tarea que haya quedado pendiente para el día siguiente. Así mantendrás un flujo de trabajo constante y eficiente, y llevarás un mejor seguimiento de tareas.
Trabaja con bloques de tiempo
Es una de las cosas que más me gusta hacer para optimizar mi tiempo. Agrupa tareas similares y asigna bloques de tiempo para realizarlas. Este método te ayudará a mantener el enfoque, evitar distracciones y ser más eficiente, tanto con tareas de casa como de trabajo tendrás un mejor manejo del tiempo.
Personaliza tu agenda
No me refiero solo a colores o pegatinas, que hablaremos de esto después jejeje, sino a añadir diferentes secciones que te puedan resultar útiles o páginas de notas, post it con anotaciones, una página con números de teléfono e emails que quieras tener a mano… Es un método de organización que incluye una gran cantidad de información, así que es súper importante que le saques el máximo provecho.
Hazla más visual
Haz tu agenda más atractiva visualmente con pegatinas, colores, subrayados… Esto no solo hará que te guste más estéticamente, sino que sea más visual la información.
Puedes usar colores diferentes para cosas de trabajo, ocio, eventos importantes, citas médicas, tareas de casa… En cuanto te acostumbres a ello, verás en un momento de qué se tratan las tareas que tienes ese día o en la semana actual.
Seguimiento de hábitos
Utiliza tu agenda como un diario personal para seguir y mantener buenos hábitos. Ya sea hacer ejercicio, leer un libro cada noche o practicar la meditación, anotar y revisar estos hábitos te ayudará a asegurar su continuidad y éxito a largo plazo.
Si quieres adoptar un nuevo hábito o rutina en tu vida, puedes incorporarlo en la agenda y poner un check si un día lo has conseguido, te dará el empuje suficiente para querer ver todos los días con el color o símbolo de conseguido y te ayudará a incluir esta nueva rutina en tu vida.
NOTA: puedes darte algún premio o capricho cuando llegues a X número de días conseguidos en cierto hábito o cuando acabes algunas tareas de trabajo.
Usa herramientas digitales complementarias
El uso de la agenda en papel no excluye de usar herramientas digitales, cuando vivimos en la era digital. Herramientas como Google Calendar puede ser un complemento perfecto a tu agenda en papel para ponerte recordatorios automáticos, así te asegurarás de no olvidar reuniones de trabajo o compromisos importantes y poder acceder a esta planificación en cualquier momento desde cualquier dispositivo.
Aprovecha el tiempo libre
Es importante que incorpores actividades o planes para tu tiempo libre, así mantendrás un equilibrio entre el trabajo o diferentes tareas de casa y el ocio, esto es crucial para tu bienestar y productividad.
Además, ver planes de fin de semana, viajes, quedadas con amigos o citas con tu pareja, pueden darte un impulso cuando revisas tu planificación diaria.
Cómo elegir la agenda adecuada para ti
Si te gustan las agendas de papel, sabrás que hay muchísimos modelos y muy diferentes entre sí, y seguro que encuentras una tipo de agenda preciosa según tus gustos.
Elegir aquella agenda que se adapta a lo que buscas es muy importante, ya que esta herramienta de planificación se tiene que adaptar a tus necesidades y tu estilo de vida.
Tamaño ideal
Actualmente existen agendas que caben hasta en los bolsos más pequeños y otras hasta de tamaño folio, ¿cómo elegir la mejor agenda?
Si trabajas desde casa y la utilizas sin sacarla de tu escritorio, quizás te venga mejor una grande en la que puedas apuntar todas las ideas con detalle.
En cambio, si llevas la agenda en el bolso siempre es mejor una más compacta.
¿Día o Semana Vista?
Hay agendas que en las dos páginas tienen toda la semana vista y otras es un día por página (aunque sábado y domingo suelen ir juntos en una misma página).
Personalmente, he tenido de ambos modelos y este año he escogido de nuevo semana vista. Tiene espacio para notas y es más compacta, y así de un solo vistazo puedo ver las tareas de la semana al completo.
¿Qué tiene que tener mi agenda ideal?
- Ser compacta, la que tengo para este año mide 20 x 15 cm por lo que puedo llevarla en el bolso sin problema.
- Calendario anual (la mía lleva el de este año y el del que viene)
- Calendario mensual
- Hojas para notas cada mes
- Semana vista, es más compacta y tiene espacio para notas
- Marcar los festivos
- Es agenda escolar, empieza en septiembre y llega hasta agosto del año siguiente. Personalmente la prefiero así, porque siento que mi «año nuevo» y metas nuevas comienzan en septiembre.
Algunas agendas traen extras que pueden resultar muy útiles como:
- Gastos mensuales
- Menú mensual
- Lista de la compra
- Objetivos profesionales o personales del mes
- Hábitos saludables (beber 2 litro de agua, hacer ejercicio…)
Desde que utilizo la agenda siento que me cunde mucho más el día, ya que tengo todo lo importante anotado en un solo lugar, y es uno de mis trucos de organización favoritos.
Conclusión…
- Una agenda de papel es una herramienta de organización estupenda que te ayudará a ahorrar tiempo al final de la semana, a planificar la gestión de proyectos, citas importantes a nivel personal o profesional ¡y te evitará tener que memorizar información relevante!
- Puedes complementarla con una plantilla de planificación semanal o agendas electrónicas.
- Su uso diario te ayudará a incorporar nuevas tareas o hábitos en tu vida.
No olvides seguirme en mis redes sociales para estar al día de mis últimas novedades:
Siempre he sido de agendas pero reconozco que no encuentro el momento para sentarme y planificarlo todo. Creo que es muy buena idea hacerlo en el desayuno como propones. A veces voy más según el día a día pero reconozco que organizarlo escrito siempre me ha ayudado mucho. Tengo que rescatar este hábito. Un abrazo María!
Estoy totalmente de acuerdo en que para organizarnos bien la agenda es básica, he leído también que ayuda a quitar el estrés, porque si una está pensando antes de dormir en lo que debe hacer al día siguiente es bueno coger una agenda y apuntarlo, para así “quitárnoslo” de la cabeza y poder descansar sin la sensación de que se nos va a olvidar.
Excelente!!! Me han servido de mucho estos tips. La verdad es que necesito ser mas organizada con mi agenda
Estaba hace rato por volver a este post a darte las gracias. Definitivamente necesitaba una agenda para organizar mejor mis días y sobre todo para no olvidarme de las tareas pendientes. Y me ayudó mucho tu post. Gracias mil!
Coincido con lo que debería tener una agenda perfecta. La verdad es que yo sin mi agenda, cuaderno y listas varias andaría perdida todo el día. Muy buenos tips para usar la agenda mejor.
Qué seria de nosotras sin la agenda y mil blocs jajaja
Cuanta razón tienes, tenemos tantas cosas en la cabeza que lo mejor para que no se nos olviden es apuntarlas en una agenda, así tienes todo al día. Un abrazo
Sofía
Es la única manera que no se olvide nada, además ir tachando cosas motiva mucho!
Me ha encantado este post, me va a venir de lujo.
Yo la verdad que soy más de planner. En 2018 encontré el perfecto en la tienda Hema de uno de mis viajes (en Mallorca no tenemos) y no he vuelto a encontrar uno igual que me fuera tan bien para organizarme. Era perfecto…
Ahora tengo uno del Stradivarius, que me hace el apaño…
Un besito!!
Voy a echarle un ojo a los planner que comentas, seguro que también son perfectos para organizarse!
Estos trucos de organización están geniales, adoro ver la planificación de las semanas y meses, elegir agenda es todo un ritual para mí. Gracias por compartir, me encantó leerte.
Se consiguen antes las metas si podemos visualizar todo 🙂
Me encantaron estos trucos de organización. Para mí la agenda es súper necesaria entonces me vienen súper bien💜 Gracias por compartirlos!
Creo que cuando te acostumbras a usar agenda ya no puedes vivir sin ella!
Me vienen muy bien estos trucos de organización. Antes tenia todo en la cabeza pero ahora necesito tener una agenda organizada e ir tachando según termino mis tareas.
Es la mejor manera de acordarnos de todo y no tener que estar sufriendo si se nos olvidó algo importante.
Gracias por compartir estos tips de organización. Los tips de como crear un hábito de tener una agenda me van a servir mucho .
Crear el hábito a veces es lo que más cuesta, luego no puedes vivir sin ella!
Me encantan tus trucos de organización. Soy adepta de listas y agendas! Super! ❤️
Las listas es uno de mis favoritos jajaja, me encanta!
Totalmente de acuerdo, no puedo pasar un día sin mi agenda para escribir ahí todas mis actividades. Hasta ahora no me identifico mucho con la virtual.
Yo tampoco me hago a usarla digital, me gusta el método tradicional e ir tachando jajaja
Me encantaron todos los tips e ideas. Y soy adicta a las agendas. Gracias.
Las agendas y los blocs tradicionales son la clave!
Me encantaron todos esos trucos para utilizar una agenda sin duda jn hábito indispensable en estos tiempos donde las horas faltan en el día
Se nota un montón y el no estar pendiente de lo que tenemos que acordarnos ahorra tiempo y quebraderos de cabeza!
Nada, solo uso agenda para el curro
Besazos
Claro, cada una lo usa para lo que más necesita jejeje